Tältä sivulta löydät vastauksia usein kysyttyihin kysymyksiin Kotoutumisen asiakastietojärjestelmästä (Koto-AJ), sen kehittämisestä, käyttöönotosta ja jatkokehityksestä. Sivua päivitetään, kun järjestelmäkehitys etenee.
Sivu on päivitetty 29.4.2025.
Perustiedot
KEHA-keskuksen Koto-digi-hanke kehitti Kotoutumisen asiakastietojärjestelmän (Koto-AJ) ensimmäisen version ja julkaisi sen kuntien käyttöön 27.1.2025. Koto-digi-hanke päättyi 28.2.2025.
Koto-AJ:n jatkokehityksestä vastaa KEHA-keskuksen Koto-digi2-hanke ajalla 1.3.2025–31.12.2026.
Kotoutumisen asiakastietojärjestelmän (Koto-AJ) ensimmäinen versio on julkaistu kuntien käyttöön 27.1.2025. Järjestelmä sisältää asiakkaan hallinnan, palvelutarpeen arvioinnin ja kotoutumissuunnitelman kaltaisia perustoiminnallisuuksia. Järjestelmään julkaistaan muutaman viikon välein lisää toiminnallisuuksia.
Lisätietoja:
Koto-AJ:n viestintä on keskitetty KEHA-keskuksen tieto-, viestintä- ja yhteistyöalustalle, Tuutti-palveluun. Kunnat voivat hakea käyttöoikeudet ja -roolit KEHA-keskuksen ohjeiden mukaisesti.
Lisätietoja:
Työllisyyspalvelujen uudistuksen (TE24) yhteydessä tuli 1.1.2025 voimaan myös uusi kotoutumislaki (Laki kotoutumisen edistämisestä 681/2023, KOTO24). Uudessa kotoutumislaissa säädetään myös kotoutumisen asiakastietojärjestelmän käytöstä.
Uuden kotoutumislain tavoitteina on esimerkiksi:
- Vahvistaa maahanmuuttajien työllisyyttä, kielitaitoa ja yhteiskunnallista osallisuutta
- Nopeuttaa kotoutumista
- Vahvistaa kuntien vastuuta kotoutumisen edistämisestä
- Kehittää ja vahvistaa työvoiman ulkopuolella oleville henkilöille, kuten kotona lapsia hoitaville vanhemmille, tarjottavia kotoutumispalveluja
- Tavoittaa työvoiman ulkopuolella olevia henkilöitä palvelujen piiriin nykyistä paremmin
Kotoutumisen asiakastietojärjestelmällä (Koto-AJ) ja siihen liittyvillä raportointiratkaisuilla tuetaan kotoutumislain kokonaisuudistuksen tavoitteita.
Lisätietoja:
Osana kotoutumislain uudistamista työ- ja elinkeinoministeriö on selvittänyt kuntien kotoutumispalveluissa käytettäviä asiakastietojärjestelmiä. Selvityksissä ilmeni, että kotoutumisen edistämisessä kuntien haasteina ovat palveluiden pirstaleisuus sekä kunta- ja aluerajat ylittävän koordinaation puute. Kotoutumispalveluissa on lisäksi paljon alueellisia eroja. Palvelujen tarjoamista ja kehittämistä hidastavat muun muassa tiedonluovutuksen esteet ja heikosti yhteentoimivat tietojärjestelmät.
Koto-AJ:n avulla asiakkaiden tiedot siirtyvät eri palvelupaikkojen ja viranomaisten välillä. Uuden kotoutumislain mukaisesti mahdollistetaan määrättyjen kotoutuja-asiakkaiden tietojen siirtäminen digitaalisesti kotoutumisen tietojärjestelmän ja TE-palveluiden asiakastietojärjestelmän välillä. Uuden asiakastietojärjestelmän tavoitteena on tukea myös muuta monialaista yhteistyötä, jota kotoutuja-asiakkaiden kanssa tehdään. Asiakastietojärjestelmä tukee kuntien, hyvinvointialueiden, valtionhallinnon ja kotoutumispalvelujen palveluntuottajien välisiä prosesseja, jotka liittyvät kotoutumislain toimeenpanoon.
Valtakunnallinen kotoutumisen asiakastietojärjestelmä parantaa lisäksi työvoiman ulkopuolella olevien maahanmuuttaneiden tavoittamista palveluihin.
Lisäksi tietojärjestelmä ja digitaaliset raportointiratkaisut lisäävät kotoutumispalveluista saatavaa seuranta- ja arviointitietoa, jota voidaan hyödyntää kunnissa, alueilla ja valtakunnallisesti kotoutumisen edistämisen toimeenpanossa, päätöksenteossa ja kehittämistyössä.
Koto-digi-hankkeet rahoitetaan Euroopan unionin Turvapaikka-, maahanmuutto- ja kotouttamisrahaston (AMIF) uudelleensijoittamisen erillismäärärahalla osana Pakolaisten kuntiin ohjaamisen ja kotoutumisen tuen toimintaohjelmaa (2022−2027).
Työ- ja elinkeinoministeriö ohjaa ja seuraa uudelleensijoittamisen erillismäärärahan käyttöä ministeriön hallinnonalalla. Määrärahan käyttötarkoituksista säädetään valtioneuvoston asetuksessa sisäasioiden rahastoista ohjelmakaudella 2021–2027 (119/2022).
Lisätietoja:
Tavoitteena on, että Koto-AJ:n lähteenä käyttävät digitaaliset raportointiratkaisut auttavat kuntia seuraavissa tehtävissä:
- toimintaympäristön reaaliaikaisen tilannekuvan ylläpito
- kotoutumispalveluiden vaikutuksen, vaikuttavuuden ja laadun todentaminen
- palvelutarpeiden ennakointi.
KEHA-keskus vastaa Koto-AJ:n kehittämisestä ja ylläpidosta.
Kotoutumisen asiakastietojärjestelmää (Koto-AJ) käyttävät ensisijaisesti kuntien työntekijät.
Jos kotoutumislaissa kunnalle säädettyä tehtävää hoitaa työvoimaviranomainen kotoutumislain 8 §:n nojalla, käyttäjät ovat työvoimaviranomaisen palveluksessa.
Koto-AJ:n jatkokehitystyössä käyttöoikeuksia tultaneen avaamaan myös muille käyttäjille.
Alkuvuodesta 2025 julkaistavassa versiossa on käyttöliittymä vain kunnan palveluksessa olevalle henkilölle.
Kotoutumislaissa (681/2023 80 §) on määritelty, kenelle voidaan myöntää oikeudet asiakastietojärjestelmään.
Lisätietoja:
Ei. Työvoimaviranomaisella ei ole oikeutta käyttää Koto-AJ:tä. Työvoimaviranomaisella on tiedonsaantioikeudet maahan muuttaneesta, jolle tarjotaan kotoutumista edistäviä palveluita. Tiedon siirtäminen mahdollistetaan KOTO-AJ:n ja asiantuntijan työmarkkinatorin (A-TMT) välisellä integraatiolla, minkä vuoksi työvoimaviranomainen ei tarvitse käyttöoikeutta Koto-AJ:hin.
Käyttöoikeus kotoutumisen asiakastietojärjestelmään on mahdollisuus saada vain siinä tapauksessa, jos työvoimaviranomainen vastaa myös muiden kuin työnhakijana olevien kotoutujien palveluista. Työvoimaviranomaisella ja kotoutumisviranomaisella on oikeus tietopyynnöllä saada tietoa toisiltaan koskien kotoutumissuunnitelmaa. Se ei edellytä käyttöoikeutta.
Lisätietoja:
Kotoutumisen asiakastietojärjestelmään (Koto-AJ) tavoitellaan jatkokehitysvaiheessa digitaalisen tiedon siirtoa raportointiratkaisuun eli Mylly-tietoalustaan. VTJ-integraatio Väestötietojärjestelmään (VYJ) on tulossa ensivaiheen jatkokehityksessä vuoden 2025 alkupuolella loppupuolella.
Muitakin integraatiokohteita on tunnistettu, ja parhaillaan selvitetään integraatioiden mahdollisuuksia esimerkiksi seuraavien järjestelmien kanssa:
Asiantuntijan työmarkkinatori A-TMT
Vuoden 2026 aikana
Ulkomaalaisrekisteri UMA
Ensi vaiheessa UMA-integraatiolla tavoitellaan oleskeluoikeustiedon tuomista automaattisesti Koto-AJ:ään.
Toisessa vaiheessa (vuoden 2026 jälkeen) tavoitellaan mahdollisesi myös syvempää integraatiota esimerkiksi pakolaisten kuntaan ohjaamisen tueksi.
Etuustietopalvelu Kelmu
- Tavoitteena on toteuttaa rekisteripohjaiset järjestelmäratkaisut, joilla tuettaisiin kuntien velvollisuutta tavoitella maahanmuuttajia kotoutumispalveluihin.
Koulutusportti ja Yleinen avustusjärjestelmä YA
- Keskusteluissa vuonna 2024 olleita integraatioita Koulutusporttiin ja Yleiseen avustusjärjestelmään (YA) ei toistaiseksi tavoitella.
Kuntien kotoutumisen edistämisen viitearkkitehtuuriin on kuvattu kotoutumiseen liittyviä prosesseja kunnassa. Malli on viitteellinen esimerkki siitä, miten kotoutumispalveluita voidaan kunnassa järjestää. Se ottaa huomioon lakien ja asetusten asettamat vaatimukset.
Viitearkkitehtuurityötä voidaan soveltaa kunnassa esimerkiksi kokonaisarkkitehtuurin ja tiedonhallintamallin suunnittelussa.
Viitearkkitehtuuriraportti löytyy Kumppanuusalustalta Koto-digin työtilasta ja KEHA-keskuksen verkkosivuilta.
Kirjaudu kumppanuusalustalle
Kuntien kotoutumisen edistämisen viitearkkitehtuuri
A-TMT ja Koto-AJ eivät käytä samaa tietovarantoa. Alkuvuodesta 2025 kotoutumisen asiakastietojärjestelmään kirjattavat tiedot tallentuvat valtakunnalliseen kotoutumisen tietovarantoon. Asiantuntijan työmarkkinatorille tallennettujen kotoutuja-asiakkaan tiedot tallentuvat valtakunnalliseen kotoutumisen tietovarantoon viimeistään 1.1.2027 alkaen. Siihen asti tiedot tallentuvat työvoimaviranomaisen henkilöasiakastietovarantoon.
Koto-AJ:n käyttö on ilmaista. Myös KEHA-keskuksen tarjoama perehdytys järjestelmän käyttöönottoon on maksutonta. Jos kunta haluaa hankkia järjestelmätukea ominaisuuksiin, joita MVP ei sisällä, voi niistä joutua maksamaan.
Lisätietoja:
1.1.2025 voimaan tulevassa kotoutumislaissa (681/2023) säädetään, että kunnan on otettava käyttöön kotoutumisen valtakunnallinen asiakastietojärjestelmä. Järjestelmä on otettava käyttöön 31.12.2026 mennessä.
Lisätietoja:
Laki kotoutumisen edistämisestä
Kyllä. Kunnassa voidaan käyttää siirtymäajalla useampaa kotoutumisen asiakastietojärjestelmää. Kunta voi siis päättää itse, miten kotoutuja-asiakkaiden tietoja käsitellään, kunnes velvollisuus tallettaa tiedot Koto-AJ:hin astuu voimaan vuoden 2027 alusta lähtien.
Kunnan on kuitenkin varmistettava, että kotoutuja-asiakkaiden tiedot pysyvät eheinä tietojen käsittelyn ajan. Tietojen eheydellä tarkoitetaan sitä, että tiedot eivät saa muuttua tai vääristyä, vaikka niitä käsiteltäisiin useassa eri järjestelmässä, eli kuntien tulee huolehtia siitä, etteivät päällekkäiset tiedot poikkea toisistaan tai etteivät kotoutuja-asiakkaan tiedot katoa tai vääristy järjestelmien välillä.